Cash is koning als het gaat om het financieel beheer van ondernemingen. De tijdspanne tussen het moment dat u leveranciers en werknemers betaalt en de tijd dat klanten u betalen vormt hierbij echter vaak een groot probleem. De kosten gaan voor de baat; het benodigde geld binnen de tijd die overbrugd moet worden, wordt werkkapitaal genoemd. Dit wordt doorgaans gefinancierd met een rekening-courant krediet. Echter, banken worden steeds terughoudender in het verstrekken van deze financieringen. Zelf kunt u de hoogte van het werkkapitaal in positieve zin beïnvloeden door een adequaat cashflowmanagement. Simpel gezegd, het zo lang mogelijk uitstellen van uitgaven en het zo snel mogelijk innen van inkomsten. Onderstaand vier stappen die van belang zijn voor een effectief cashflowmanagement.

1. Het meten van de Cashflow
Een goed onderbouwde cashflowprognose geeft u inzicht in de toekomstige liquiditeiten. Zij waarschuwt u vooraf bij dreigende liquiditeitstekorten. Door hier tijdig op in te spelen voorkomt u liquiditeitsspanningen die vaak een verlammende werking hebben op uw onderneming. De prognose moet de binnenkomende en de uitgaande geldstromen in de tijd inzichtelijk maken.
Bij de binnenkomende geldstromen dient u rekening te houden met seizoenspatronen in de afzet, de betalingstermijnen van debiteuren, afwijkende afspraken en het betalingsgedrag van uw klanten. Op de binnenkomende geldstroom heeft u zelf geen of weinig invloed. Op de uitgaande geldstroom heeft u wel invloed; deze wordt door de onderneming zelf aangestuurd. Het betalen van salarissen, sociale lasten, bedrijfslasten is nagenoeg exact te plannen. De betaling van crediteuren is ook goed te plannen maar wordt wel beïnvloed door de afzet, de optimalisatie van de voorraad en de overeengekomen leveringsvoorwaarden.
In figuur 1 staat de waardenkringloop van een handelsbedrijf weergegeven.

2. De verbetering van de binnenkomende geldstromen
Het basisidee is om de snelheid waarmee je achtereenvolgens materialen en benodigdheden kunt omzetten in producten, producten in vorderingen en vorderingen in cash, te verbeteren. Daarnaast is het van belang om zogenaamde lekkages te voorkomen door faalkosten, reclames en oninbaarheid. Hierna volgen enkele maatregelen om lekkages te voorkomen.
* Verkort de productie- en handelingsdoorlooptijden.
* Biedt kortingen aan klanten die hun rekeningen sneller betalen.
* Vraag klanten om een aanbetaling op het moment van bestellen.
* Doe een kredietwaardigheidscheck bij alle nieuwe klanten.
* Voorkom klachten of backorders bij leveringen.
* Factureer gelijktijdig met de levering.
* Identificeer consequent traag betalende klanten. Het verzenden onder rembours is dan een alternatief voor het weigeren om zaken te doen met slecht betalende klanten.

(insert image).

3. Het managen van uitgaande geldstromen
Vooral bij een snel groeiende onderneming wordt het risico van nee verkopen snel vertaald naar (te) hoge voorraden. Voor een gecontroleerde groei van een onderneming is een liquiditeitsprognose onmisbaar. Hier zijn enkele tips voor de beheersing van de uitgaande geldstroom.
* Maak optimaal gebruik van het leverancierskrediet.
* Gebruik software die het mogelijk maakt om betalingen bij het elektronisch bankieren vooruit te plannen en op de laatste dag te betalen.
* Communiceer met uw leveranciers, zodat zij weten hoe u ervoor staat. Als u ooit een betaling wilt uitstellen, zult u hun begrip en acceptatie nodig hebben.
* Ontvangen kortingen door eerder betalen van leveranciers, kan leiden tot te hoge voorraden en hoge financieringskosten van het werkkapitaal.
* De prijs is natuurlijk belangrijk bij de keuze van leveranciers. Vergeet echter niet dat flexibele betalingsvoorwaarden uw cash flow kunnen verbeteren.

4. Het overleven bij onverwachte tekorten
Vroeg of laat kunt u te maken krijgen met het feit dat er tijdelijk geen geld is om de rekeningen te betalen. Dit hoeft niet automatisch te betekenen dat uw onderneming geen rendement maakt. Het liquiditeitstekort kan ontstaan omwille van bijvoorbeeld een slechte planning en control in de waardenkringloop.
Het effectief beheren van cashflows begint bij het zich bewust worden van de noodzaak (en het voordeel). Acute liquiditeitstekorten zijn altijd moeilijk op te lossen en geven onnodig veel stress. Indien men ruim van te voren een eventuele kredietbehoefte vaststelt, is de kans dat u een krediet bij de bank krijgt vele malen groter. En dan nog de volgende aandachtspunten.
* Naast banken zijn ook uw leveranciers kredietverstrekkers. Zeker als u altijd een goede klant bent geweest zal (tijdelijke) oprekking van het leverancierskrediet tot de mogelijkheden behoren. Daarom is het van belang de relatie altijd goed te houden.
* Banken, factormaatschappijen maar ook concerns bieden tegenwoordig ‘asset based’ financieringen aan. Dit zijn deels vernieuwde vormen van debiteuren-, inkoop-, en voorraadfinancieringen. Vooral bij projecten met lange doorlooptijden is dit een middel om versneld over de liquiditeiten te kunnen beschikken.
* Vraag uw beste klanten betalingen te versnellen en biedt hun eventueel hier voor een korting aan.
* Ook de slecht betalende klanten moet u aanspreken. Biedt ze een betalingsregeling aan of, indien het niet anders kan, een grote exit korting.
* Verder bestaat de mogelijkheid voor verkoop en leaseback van activa. Het is niet goedkoop, maar altijd beter dan niets doen.
* Ben zorgvuldig met betalen. Niet alleen de kleinste facturen betalen en de rest laten wachten.
* Zorg dat salarissen altijd op tijd worden betaald. Personeel is de motor van uw onderneming. Betaal eerst leveranciers die cruciaal zijn voor de voortgang van uw onderneming; vraag de rest voor uitstel of een betalingsregeling.

Bij PROINT kunt u terecht voor begeleiding bij het opzetten van een eenvoudig, goedwerkend en op uw bedrijf toegesneden cashflow management systeem. ■ Hans Strijbos 2013.